ในการประชุมใหญ่ประจำปี เจ้าของร่วมควรให้ความใส่ใจกับเรื่องอะไรบ้าง

การที่เราได้ซื้อคอนโดมิเนียมโครงการใดโครงการหนึ่งไปแล้ว ก็เท่ากับว่าเรานั้นเป็นเจ้าของร่วมอาคารชุดโครงการนั้นด้วย ดังนั้น เมื่อมีการนัดหมายให้จัดการประชุมประจำปีเจ้าของร่วม เราจึงควรจะต้องให้ความร่วมมือ และไปประชุมทุกครั้ง หรือจะส่งตัวแทนเป็นคนในบ้านเราไปก็ได้

เหตุที่เราควรจะต้องไปร่วมการประชุมทุกครั้งนั้นก็เพราะว่า ไม่ใช่แค่เราจะดูแลใส่ใจแต่ห้องคอนโดของตัวเองคนเดียว ไม่สนใจสิ่งแวดล้อมรอบข้าง ความเป็นมาเป็นไปของโครงการเอาเสียเลย เราควรจะต้องทราบรายละเอียด และข้อมูลทั้งการบริหารงานของนิติบุคคลอาคารชุดฯ หรือระเบียบข้อบังคับต่างๆที่คนส่วนรวมตกลงกัน จะได้ปฏิบัติตัวและอยู่ในโครงการได้อย่างมีความสุข

คงปฏิเสธไม่ได้ว่าในปัจจุบันนั้นคนเรามีวิถีชีวิตที่อยู่ในเมืองกันมากขึ้น และคนส่วนใหญ่ก็เริ่มหันมาสนใจการลงทุนในคอนโดมิเนียม หรือการซื้อคอนโดมิเนียมเพื่ออยู่อาศัยกันมากขึ้น ทั้งด้วยปัจจัยในเรื่องของความสะดวกสบาย เรื่องของการเดินทาง และง่ายในการดูแลรักษา เพราะคอนโดส่วนใหญ่ไม่ได้มีขนาดและรายละเอียดเยอะๆเหมือนกับบ้าน แต่เมื่อเราซื้อและโอนคอนโดนั้นมาแล้ว สิทธิ์ความเป็นเจ้าของร่วมกันกับเจ้าของห้องห้องอื่นก็ตามมาด้วยเช่นกัน ดังนั้นเราจึงต้องให้ความสำคัญกับเรื่องส่วนรวม มากพอๆกับเรื่องเฉพาะห้องคอนโดของเรา ซึ่งโดยหลักๆแล้วก็เป็นเรื่องที่นิติบุคคลอาคารชุดฯจะมานำเสนอในที่ประชุม

ซึ่งตามกฎหมายนั้นกำหนดให้นิติบุคคลอาคารชุดฯจัดให้มีการประชุมใหญ่สามัญประจำปีครั้งแรก ภายใน 180 วัน หลังจากที่ทำการโอนเสร็จ เพื่อให้เจ้าของร่วมทราบถึงรายละเอียด กฎระเบียบ กติกา ของโครงการอย่างทั่วถึงกัน และในการประชุมนั้นก็จะมีวาระการประชุมที่สำคัญต่างๆ ที่จะต้องขอความเห็นชอบจากเจ้าของร่วม โดยแบ่งเรื่องที่สำคัญในการประชุมประจำปีที่เราต้องให้ความสนใจออกเป็น 3 เรื่องใหญ่ๆ คือการรายงานผล การรับรองผล และการแต่งตั้ง โดยแต่ละหัวข้อก็จะมีรายละเอียดต่างๆดังนี้

หัวข้อการประชุมประจำปีที่ต้องใส่ใจ

1. การรายงานผล

โดยการรายงานผลในการประชุมนั้น ก็จะเป็นการบอกให้เจ้าของร่วมได้ทราบถึงผลการดำเนินการจัดการและดูแลบริหารโครงการในรอบระยะ 1 ปีที่ผ่านมา ว่าได้มีการดำเนินการในเรื่องใดไปแล้วบ้าง ซึ่งก็แยกรายละเอียดเรื่องที่มักจะต้องมีการรายงานในการประชุมประจำปีดังนี้

- เรื่องของการซ่อมบำรุง หรือซ่อมแซมอาคาร ส่วนต่างๆของโครงการ

- การดูแลทำความสะอาด เรื่องของการจัดซื้อจัดจ้างอุปกรณ์และแม่บ้านที่ดูแลโครงการ

- ระบบรักษาความปลอดภัย การจ้างเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย หรือระบบรักษาความปลอดภัยอื่นๆในโครงการ

- การบริการในโครงการโดยทั่วไป เช่นเรื่องพื้นที่ส่วนกลาง บริการกำจัดปลวก พ่นยุง กันแมลง หรืองานช่างต่างๆ

ซึ่งรายละเอียดของสิ่งที่ต้องรายงานในการประชุมประจำปีในครั้งต่อๆไปนั้นอาจจะมีเรื่องอื่นๆเพิ่มเติมเข้ามาได้ ขึ้นอยู่กับว่าครั้งก่อนมีมติเกี่ยวกับการบริหารโครงการในเรื่องอะไรบ้าง ที่จะต้องนำผลการดำเนินงานมารายงานผลในครั้งต่อไป 

หัวข้อการประชุมประจำปีที่ต้องใส่ใจ

2. การรับรองผล

เช่นเดียวกันกับการรายงานผลการประชุมประจำปี การรับรองผลก็จะมีรายละเอียดที่แตกต่างกันออกไปเช่นเดียวกัน โดยสามารถแบ่งเรื่องการรับรองผลออกเป็นประเด็นหลักๆได้ดังนี้

- การรับรองรายงานสถานะทางการเงิน โดยในการรับรองนี้ครอบคลุมไปถึงเรื่องของงบประมาณประจำปี และการแต่งตั้งผู้ตรวจสอบบัญชีด้วย ซึ่งมีความสำคัญในการควบคุมการบริหารจัดการโครงการของนิติบุคคลฯให้มีประสิทธิภาพ และการแสดงบัญชีรายรับรายจ่ายของนิติบุคคลฯให้เจ้าของร่วมทราบด้วย

- การรับรองระเบียบ กฎและข้อบังคับต่างๆ โดยในข้อนี้ต้องแยกรายละเอียดออกเป็น 2 ส่วน คือข้อบังคับที่มักจะเป็นไปตามพระราชบัญญัติอาคารชุด หรือข้อบังคับที่ทางเจ้าของโครงการได้ระบุเอาไว้ ส่วนระเบียบปฏิบัติ และกติกาส่วนใหญ่ก็จะขึ้นอยู่กับมติและบริบทของการอยู่อาศัยร่วมกันในคอนโดนั้นๆ ว่าเจ้าของร่วมมีความเห็นในกติกาที่ตรงกันอย่างไร

และในเรื่องของกฎกติกานี้มีความจำเป็นมากที่จะต้องได้รับการรับรอง และร้บทราบจากเจ้าของร่วม เพราะเป็นสิ่งที่จะต้องมีการตรวจสอบ และหากมีข้อขัดแย้ง หรือข้อพิพาทในจุดไหน จะได้มีการซักถามและร่วมกันหาข้อยุติในที่ประชุมได้

หัวข้อการประชุมประจำปีที่ต้องใส่ใจ

3.การแต่งตั้งนิติบุคคลฯ

มาถึงเรื่องสุดท้ายที่จะต้องให้ความสนใจในการประชุมประจำปีของเจ้าของร่วมโครงการคอนโดมิเนียม นั่นคือเรื่องของการแต่งตั้งคณะกรรมการนิติบุคคลอาคารชุดฯ และผู้จัดการนิติบุคคลซึ่งจะมาทำหน้าที่ดูแลบริหารโครงการ ทั้งเรื่องของการจัดการสภาพแวดล้อม บริการ และความเรียบร้อยทั่วไป รวมถึงการบริหารการเงินของโครงการด้วย

- คณะกรรมการนิติบุคคลฯ มีตั้งแต่จำนวนไม่น้อยกว่า 3 คน และไม่เกิน 9 คน และคณะกรรมการนี้ก็มาจากการคัดเลือกตัวแทนของเจ้าของร่วม มีวาระ 2 ปี มีหน้าที่ควบคุมดูแลการบริหารงานของผู้จัดการนิติบุคคล ให้ทำงานเป็นไปตามแผนการจัดการของที่ประชุม

- ผู้จัดการนิติบุคคลฯ โดยส่วนใหญ่แล้วนิติบุคคลฯชุดแรกที่จะมาทำหน้าที่ดูแลโครงการนั้นจะมาจากเจ้าของโครงการ แต่หากเจ้าของร่วมพบว่าผู้จัดการนิติบุคคลมีการทำงานที่ไม่น่าพึงพอใจ ก็สามารถถอดถอน และแต่งตั้งใหม่โดยการลงมติได้

ถึงแม้ว่าเราจะมีตัวแทนเจ้าของร่วมไปทำหน้าที่บริหารจัดการโครงการแล้ว ในการประชุมทุกครั้งเจ้าของร่วมก็ควรจะให้ความใส่ใจ ดูลักษณะการทำงานของทั้งกรรมการนิติบุคคลฯ และผู้จัดการนิติบุคคลฯ ว่าเป็นที่พอใจของเต้าของร่วมส่วนใหญ่หรือไม่ หากยังไม่พอใจก็จะได้ร่วมกันแก้ไขปัญหา เสนอทางออก หนือเสนอตัวแทนเข้ามาสมัครเป็นคณะทำงานใหม่ก็ได้

ได้ทราบถึงประเด็นที่ควรจะให้ความสำคัญในการประชุมประจำปีเจ้าของร่วมกันไปแล้ว ก็อย่าลืมตั้งใจฟัง และเข้าร่วมประชุมทุกครั้ง เพราะถ้าเราไม่ไปร่วมประชุม ไม่รู้ผลการประชุม บางครั้งมีหนังสือรายงานการประชุมส่งมาให้ตามหลังก็ไม่สนใจ แล้วทีนี้เวลาเกิดปัญหาอะไรขึ้น จะมางอแงที่หลังไม่ได้ เพราะเราไม่ได้สนใจสิ่งที่คนส่วนใหญ่เขาตกลงกันเองนะ