Tuesday in time กับเทคนิคบริหารเวลาให้คุณทำทุกอย่างได้ดั่งใจ
28 January 2563
เวลาเป็นเรื่องที่เราทุกคนมีเท่ากัน แต่ผลลัพธ์ของการใช้เวลากลับไม่เท่ากัน ซึ่งเป็นเหตุมาจากการบริหารที่แตกต่าง ดังนั้นเราจึงได้ยินกันมาโดยตลอดว่าต้องบริหารเวลาให้เป็น เราจึงได้ยินเทคนิคมากมายในการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ แต่ว่าเทคนิคเหล่านั้นอาจจะไม่ได้เข้ากับคนทุกคนได้ แล้วแบบไหนที่เหมาะกับไลฟ์สไตล์ของเรามากที่สุดกันแน่
วันนี้ Esto จึงนำเทคนิคที่เหมาะสมกับวันอังคารอย่างการบริหารเวลา 2 รูปแบบที่นิยมใช้กันมาแนะนำให้ทุกคนได้ลองประยุกต์กันดู
การบริหารเวลาตามลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำ
การเรียงลำดับความสำคัญของงานเป็นเรื่องพื้นฐานแรกสุดของวิธีการบริหารเวลาในรูปแบบนี้ โดยเฉพาะกับวิธีการแบ่งงานของประธานาธิบดีสหรัฐฯ ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ เรียกกันว่า Eisenhower Box ซึ่งแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภทด้วยกัน
งานเร่งด่วนและสำคัญ
ฟังดูก็รู้ได้เลยว่านี่คือสิ่งที่เราต้องทำเป็นอย่างแรก และต้องเสร็จในเวลาที่กำหนด งานรูปแบบนี้ความจริงมีไม่มาก มักจะเกิดขึ้นเพราะเราเก็บเอาไว้ไม่ได้ทำจนกำหนดเวลาใกล้จะหมด ซึ่งแนะนำว่าอย่าทำให้เกิดงานในรูปแบบนี้ขึ้นจะดีกว่า
งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
งานรูปแบบนี้คืองานที่คุณอาจจะไม่ต้องทำเองก็ได้ ซึ่งเป็นหนึ่งในรูปแบบที่เราควรทำให้เกิดขึ้นน้อยลงด้วยวิธีการปฏิเสธ ต่อรอง มอบหมายให้คนอื่น หรืออาจต้องปรับปรุงระบบการทำงาน เป็นต้น
งานไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ
นี่เป็นงานที่เรามีอยู่มาก และต้องการบริหารเวลาทำให้เสร็จก่อนที่มันจะกลายเป็น ‘งานเร่งด่วนและสำคัญ’ ไปในที่สุด
งานไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ
ก็คืองานที่เราไม่ต้องทำก็ได้ หรือลบมันออกไปเลย เพราะไม่ได้มีความสำคัญอะไรกับเรา
วิธีนี้อาจจะเหมาะสำหรับการใช้ทำงานส่วนบุคคล แต่ยังคงไม่สามารถแก้ปัญหาในกรณีที่เรามีงานหลายงานที่สำคัญและต้องทำให้เสร็จพร้อมกัน การแบ่งเวลาด้วยการเรียงลำดับจะกลายเป็นเรื่องยากหรืออาจต้องหยุดงานใดงานหนึ่งไปก่อนเพราะเวลาที่จำกัดก็เป็นได้
การบริหารเวลาตามเวลาที่เรามีเพราะทุกสิ่งสำคัญเท่ากัน
วิธีนี้เรียกอีกอย่างว่า Time Blocking คือการแบ่งเวลาเป็นบล็อก กำหนดชัดเจนว่าจะทำในช่วงเวลานี้ เป็นเวลาเท่านี้ ซึ่งในกรณีที่งานมีความสำคัญเทียบเท่ากันวิธีนี้จะทำให้เราสามารถวางตาราง To-do-list ได้ง่ายกว่า ซึ่งวิธีนี้จะทำให้คุณสามารถทำงานได้มากกว่าที่คุณคิด
วิธีการที่แนะนำคือการแบ่งประเภทงานที่คล้ายกันเอาไว้ด้วยกัน ทำพร้อมกัน จะสามารถปรับตัวได้ง่ายกว่าการกระจายประเภทงานให้ทำสลับกัน และที่สำคัญคือวิธีนี้จะต้องเคารพบล็อกแต่ละงานที่วางเอาไว้เช่น หากคุณจัดไว้ว่าจะอ่านหนังสือเพียง 1 ชั่วโมง หมดเวลา 1 ชั่วโมงแล้วก็ต้องเลิกทำโดยทันทีและเริ่มงานของบล็อกต่อไปตามกำหนดที่วางไว้
ข้อแนะนำในการใช้งานฉบับ Esto
ความจริงแล้วการนำมาใช้งานของทั้งสองแบบมีความแตกต่างกันไม่มาก แต่หลักสำคัญขึ้นอยู่กับเวลา วัตถุประสงค์และสไตล์การทำงาน และทั้งสองแบบสามารถนำมาประยุกต์ใช้ร่วมกันก็ได้เช่นกัน
ตัวอย่างเช่น หากใครที่มีงานสำคัญที่ระยะเวลาจำกัด (งานสำคัญเร่งด่วน) แบบไม่สามารถทำได้ในระยะยาว สมควรจะเลือกใช้การบริหารเวลาแบบเรียงตามความสำคัญ แต่หากใครที่ต้องการทำงานหลายงานในกำหนดเวลาระยะยาว(หรือเป็นงานประเภทสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน) สามารถเลือกใช้การบริหารเวลาแบบบล็อก
แต่ถ้าใครที่ตั้งเป้าหมายประจำปีไว้หลายข้อและอยากทำไปพร้อมกันเช่น ในหนึ่งวันเรามีเป้าหมายอยากจะเรียนภาษาอังกฤษ ฝึกกราฟิก และออกกำลังกาย ซึ่งทั้งหมดนี้มีแผนว่าจะทำในระยะยาว เผื่อสิ้นปีจะได้เห็นรูปร่างผลลัพธ์อะไรออกมาก็ต้องใช้การบริหารเวลาแบบ Time Blocking จะสามารถทำได้ง่ายกว่านั่นเอง
ที่มา:
บทความที่น่าสนใจ
Gen ไหน ทำงานยังไง สไตล์การทำงานที่ปรับตามกาลเวลา
สิ่งแวดล้อมหลอมนิสัย เหตุใดเวลาเปลี่ยนคนเปลี่ยน
เวลา VS เงิน ความแตกต่างที่ไม่ต่างกัน
วิธีจัดการกับเวลา เมื่อคุณอยู่ในเมืองที่เร่งรีบ
ทุกช่วงเวลามีความหมาย อย่าทิ้งให้เวลารอคอยเสียเปล่า
