กรรมการนิติบุคคลสำคัญอย่างไรกับการบริหารโครงการคอนโด หมู่บ้าน

สำหรับผู้ที่อยู่อาศัยในคอนโดมิเนียมหรืออยู่ในหมู่บ้านจัดสรร อาจจะคุ้นเคยกับผู้ที่เรียกว่าเป็น “กรรมการนิติบุคคล” ซึ่งเป็นผู้ที่ได้รับเลือกให้มาทำหน้าที่ควบคุมการทำงานของทีมนิติบุคคลอาคารชุด มีอำนาจในการกำหนดนโยบาย กฎระเบียบในโครงการ ตลอดจนการพิจารณาอนุมัติค่าใช้จ่ายและติดสินการดำเนินการต่างๆ ในโครงการ ดังนั้นกรรมการนิติบุคคลจึงมีบทบาทที่สำคัญมากในโครงการ เรียกได้ว่าหากได้กรรมการฯ ดี ลูกบ้านและผู้อยู่อาศัยก็อยู่ดีมีชัยไปกว่าครึ่ง

ด้วยรูปแบบของคอนโดมิเนียมและหมู่บ้านจัดสรร ที่เป็นลักษณะการอยู่อาศัยที่มีการใช้พื้นที่ส่วนกลางร่วมกัน เป็นทรัพย์สินร่วมกัน จึงต้องมีทีมบริหารส่วนกลางที่ทำหน้าที่เป็นตัวกลางในการดูแล จัดการ ดำเนินการเรื่องต่างๆ ภายในโครงการที่เป็นทรัพย์สินที่มีมูลค่าของเจ้าของร่วม โดยโครงการที่ได้รับการดูแลอย่างดี ต้องมีทีมบริหารและกรรมการที่มีวิสัยทัศน์ มีเป้าหมายและแนวทางการดูแลโครงการที่ชัดเจนร่วมกัน โดยกรรมการจะเป็นผู้มอบนโยบายและทีมบริหารนิติบุคคลก็ต้องเป็นทีมงานที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญ และมีประสบการณ์ที่จะดำเนินการตามแผนได้ ซึ่งกรรมการเป็นผู้กำหนดนโยบายในการบริหารโครงการนั้นๆ ว่าจะให้ความสำคัญในเรื่องใดบ้าง เช่น ให้ความสำคัญด้านงานระบบ preventive maintenance การบำรุงรักษางานระบบแบบป้องกันก่อนเกิดเหตุ เพื่อลดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ทีมบริหารนิติบุคคลก็ต้องจัดเตรียมแผนงานด้านนี้และมีทีมช่าง ทีมวิศวกรรม และทีมสนับสนุนจากส่วนกลางที่พร้อมให้คำแนะนำและสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ การดูแลกายภาพ ที่เปรียบเสมือนเป็นหน้าตาของโครงการที่มีผลต่อราคาซื้อ ขาย เช่า หรือ การจัดการงบประมาณ อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การลดค่าใช้จ่าย เช่น ค่าสาธารณูปโภค มีการเก็บข้อมูลการใช้พื้นที่ส่วนกลางเพื่อปรับช่วงเวลาเปิด-ปิด ไฟฟ้า หรือการหารายได้เพิ่มจากเงินกองทุนหรือค่าส่วนกลาง ที่ทำให้เกิดดอกผล ทีมบริหารนิติบุคคลก็ต้องมีแผนการดำเนินการที่สอดคล้องกับนโยบายเหล่านี้

ในหลายโครงการเจ้าของร่วมมักเลือกกรรมการที่มีประสบการณ์เฉพาะหรือทำงานในหลายสายงานที่เกี่ยวข้อง เช่น สายงานวิศวกรรม การเงิน กฎหมาย เพราะคาดว่าผู้นั้นจะสามารถนำเอาความรู้ความเชี่ยวชาญของตนเองมาช่วยในการบริหารได้ แต่ก็ไม่ได้จำเป็นเสมอไป เพราะหากบริษัทบริหารนิติบุคคลที่เป็นผู้ดูแลโครงการนั้นเป็นบริษัทที่ได้มาตรฐาน มีความเชี่ยวชาญ ก็สามารถช่วยให้คำแนะนำกรรมการได้เช่นกัน ยกตัวอย่างของ พลัส พร็อพเพอร์ตี้ ด้านการจัดเตรียมทีมสำหรับเข้าไปรับดูแลบริหารโครงการ มีการคัดสรรบุคลากรที่ผ่านการอบรมและได้รับการรับรองในหลักสูตรที่เกี่ยวข้องกับงานบริหารโครงการตามที่กฎหมายกำหนด เช่น พรบ.อาคารชุด หมู่บ้านจัดสรร มีทีมสนับสนุนจากส่วนกลางที่มีฝ่ายงานด้านกฎหมาย การเงินและบัญชี งานช่างและระบบวิศวกรรมอาคาร ที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญ สามารถช่วยให้คำแนะนำได้ มีทีม Audit คอยตรวจสอบการทำงานอีกขั้น นอกจากนี้ยังมีการอบรมหลักสูตรพิเศษเพิ่มเติมให้ทีมงาน เช่น หลักสูตรด้านความปลอดภัย ดับเพลิง การปฐมพยาบาลเบื้องต้นและช่วยเหลือฉุกเฉิน เพื่อพร้อมรับมือทุกสถานการณ์ไม่คาดคิดที่อาจเกิดขึ้นในโครงการ

ดังนั้น กรรมการนิติบุคคลจึงเป็นผู้ที่มีบทบาทสำคัญมากในการวางแนวทางการดูแลบริหารโครงการ อย่างไรก็ตาม ทีมบริหารนิติบุคคลก็เป็นทีมที่สำคัญมากไม่แพ้กัน ในการนำแนวทางที่กรรมการกำหนด ไปดำเนินการให้เกิดผลสำเร็จตามที่วางแผนไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเลือกบริษัทบริหารนิติบุคคล จึงควรเลือกบริษัทที่ได้มาตรฐาน มีความเชี่ยวชาญในทุกๆ ด้าน เพื่อสามารถให้ความรู้และให้คำปรึกษาแก่คณะกรรมการได้ โดยเฉพาะหากกรรมการไม่ได้มีผู้ที่มีความรู้เฉพาะทางด้านต่างๆ บริษัทที่มีทีมสนับสนุนที่ครอบคลุมทั้งด้านกฎหมาย วิศวกรรม มีความเข้าใจพรบ.อาคารชุด หมู่บ้านจัดสรร และมีทีม Audit เพื่อความโปร่งใส่ตรวจสอบได้ จะช่วยแบ่งเบาภาระของกรรมการ และรักษาผลประโยชน์ให้ลูกบ้านได้