เช็คลิสต์ชาวคอนโด แบบไหนที่ส่งสัญญาณว่าโครงการเราควรเปลี่ยนนิติบุคคล

เนื่องจากคอนโดนั้นเป็นอาคารที่บุคคลสามารถแยกการถือกรรมสิทธิ์ออกเป็นส่วนๆได้ โดยประกอบด้วย 2 ส่วน คือ กรรมสิทธิ์ในทรัพย์ส่วนบุคคล และกรรมสิทธิ์ในทรัพย์ส่วนกลาง ตามพ.ร.บ.อาคารชุด กำหนดให้มีนิติบุคคลอาคารชุด (Residential Juristic Person) ทีมที่ว่าจ้างมาเพื่อจัดการดูแลทรัพย์สินส่วนกลางของคอนโด โดยมีหน้าที่ดูแลและจัดการในทรัพย์ส่วนกลางเท่านั้น และร่วมออกข้อบังคับระเบียบการอยู่อาศัยภายในโครงการ ซึ่งอาคารเป็นสิ่งปลูกสร้างที่มีการเสื่อมสภาพอยู่ตลอดเวลา ทำให้ต้องมีการดำเนินการจัดการดูแล จึงต้องมีทีมบริหารจัดการนิติบุคคลที่คอยทำหน้าที่ดูแลโครงการและจัดการระเบียบด้านการอยู่อาศัยนั่นเอง

โดยหลักๆ หน้าที่ของทีมบริหารนิติบุคคล แบ่งได้เป็น

1) การจัดการดูแลกายภาพอาคารและพื้นที่ส่วนกลาง

2) การจัดการงานบำรุงรักษาระบบประกอบอาคารและงานด้านวิศวกรรมอาคาร

3) การจัดการคู่สัญญาต่างๆ ของอาคารให้ปฏิบัติงานตามมาตรฐาน

4) การจัดการความปลอดภัยด้านอัคคีภัยและเหตุการณ์ฉุกเฉิน

5) การจัดการนิติบุคคลให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยถูกต้องตามกฎหมายข้อบังคับและระเบียบอาคารชุด

6) การจัดการด้านงบประมาณ การจัดเก็บรายรับ และการควบคุมค่าใช้จ่าย ตลอดจน การดูแลจัดการงานบริการอื่นๆ ที่เกี่ยวพันกับความเป็นอยู่ในด้านต่างๆ ของลูกบ้าน

สำหรับผู้ที่อยู่อาศัยในคอนโด การพิจารณาคุณภาพงานของบริษัทบริหารจัดการนิติบุคคลที่โครงการเราใช้บริการอยู่ จึงต้องพิจารณาหลายองค์ประกอบให้รอบด้าน เพราะการบริหารงานนิติบุคคลคอนโดนั้นถือเป็นรูปแบบการทำงานที่มี ‘สเกลการดูแลจัดการ’ ขนาดใหญ่ จึงต้องดูผลงานทั้งในด้านระบบวิศวกรรมอาคาร ระบบต่างๆ เช่น น้ำ ไฟ ลิฟต์ ระบบการแจ้งเตือนและป้องกันอัคคีภัย ว่าพร้อมใช้งานหรือไม่ ด้านความน่าอยู่ สภาพอาคารและพื้นที่ส่วนกลางที่สวยงามต้องได้รับการบำรุงรักษาให้อยู่ในสภาพดีพร้อมใช้งาน สิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ต้องสะอาดและพร้อมให้บริการอยู่เสมอ ด้านความเป็นระเบียบของการอยู่อาศัยร่วมกันในโครงการ ด้านความปลอดภัยในการพักอาศัย และความโปร่งใสในการบริหารและการจัดการด้านการเงิน

เช็คลิสต์ที่ส่งสัญญาณว่าโครงการเราควรเปลี่ยนบริษัทบริหารจัดการนิติบุคคล เช่น

1. อาคารสภาพเสื่อมโทรมแสดงถึงการขาดการดูแลบำรุงรักษา ทั้งในเรื่องความสะอาดและในเรื่องความพร้อมของสิ่งอำนวยความสะดวก เช่น อุปกรณ์ชำรุดไม่ได้รับการแก้ไข ฝ้าเพดาน ผนัง มีรอยแตกร้าวหลุดร่อน สระว่ายน้ำ บ่อน้ำพุไม่ใสสะอาด

2. ระบบในอาคารชำรุดบ่อยและไม่ได้รับการแก้ไข เช่น ลิฟต์มีปัญหาบ่อย ไฟฟ้าแสงสว่างดับ ไม่มีการตรวจสอบและแก้ไข น้ำไม่ไหล น้ำมีกลิ่นหรือไม่สะอาด

3. อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยในการพักอาศัยในอาคาร เช่น ระบบแจ้งเหตุเพลิงไหม้ เครื่องสูบน้ำดับเพลิง หรือระบบไฟฟ้าแสงสว่างฉุกเฉินไม่ทำงาน

4.  ขาดการดูแลคู่สัญญาของนิติบุคคลให้ปฏิบัติงานให้ได้มาตรฐาน ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย พนักงานรักษาความสะอาด พนักงานดูแลสวนโครงการ และคู่สัญญาอื่นๆ

5.  ไม่สามารถจัดการบังคับใช้ระเบียบของอาคารได้ หรือไม่มีการออกระเบียบพักอาศัยที่จำเป็น ทำให้มีปัญหาในการพักอาศัยร่วมกัน ยกตัวอย่างเช่น การจัดการปัญหาพื้นที่จอดรถ ปัญหาการสูบบุหรี่ การทำเสียงดังรบกวน การปล่อยเช่าระยะสั้น เป็นต้น

6.  เจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดการฯ ขาดความรับผิดชอบในการติดตามงาน การรายงาน การแก้ไขปัญหาต่างๆ

7.  ระบบการจัดเก็บค่าใช้จ่ายไม่โปร่งใส ไม่สามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา ไม่มีเจ้าหน้าที่บัญชีการเงินที่สามารถตอบคำถามทำงบและปิดงบประจำเดือนเองได้

8.  ไม่สามารถให้คำแนะนำ ให้คำปรึกษา แก่คณะกรรมการหรือเจ้าของร่วมในการบริหารอาคารที่พักอาศัยได้อย่างถูกต้องและเป็นมืออาชีพ

หากโครงการที่เราอยู่มีหลายปัญหาข้างต้น และไม่มีแนวโน้มว่าจะได้รับการแก้ไขที่มีประสิทธิภาพ อาจเป็นสัญญาณว่าเราควรเปลี่ยนบริษัทบริหารจัดการนิติบุคคลรายใหม่แล้ว โดยบริษัทบริหารที่มีคุณภาพต้องมีทั้งกำลังคนที่เพียงพอ และกระบวนการการทำงานอย่างเป็นระบบและแบบแผนที่แน่นอน มีทีมสนับสนุนส่วนกลางในด้านต่างๆ ดูแลจัดการทุกองค์ประกอบสำคัญของคอนโดได้อย่างรอบด้าน ด้วยธรรมชาติของงานบริหารอาคารชุดที่มีสเกลขนาดใหญ่และซับซ้อน การมีทีมนิติบุคคลที่ ‘มากประสบการณ์’ จึงถือเป็นอีกหนึ่งคุณสมบัติสำคัญอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็นการให้คำแนะนำกรรมการและลูกบ้าน การวางแผนการบริหาร จนถึงการตัดสินใจยามคับขัน นอกจากนี้ ความเข้าอกเข้าใจความต้องการของลูกบ้านก็เป็นสิ่งสำคัญ นิติบุคคลที่ดีไม่ใช่เพียงต้องเป็น “มืออาชีพ” เท่านั้น แต่ยังต้องเข้าใจลูกบ้านและมี “ใจบริการ” จึงจะสามารถทำงานบริหารโครงการได้อย่างมีมาตรฐานและลูกบ้านและผู้พักอาศัยพึงพอใจ หากมีเพียงอย่างใดอย่างหนึ่งก็อาจเกิดปัญหาได้ เช่น เป็นมืออาชีพแต่ไม่ยืดหยุ่น ลูกบ้านอาจจะเกิดความเข้าใจผิด ไม่พึงพอใจ ไม่ให้ความร่วมมือหรือเกิดข้อขัดแย้งได้ แต่หากมีเพียงใจบริการแต่ขาดความเป็นมืออาชีพ ก็อาจทำให้จัดการระเบียบการพักอาศัยได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ บริษัทจัดการนิติฯ ที่มากประสบการณ์จะช่วยแบ่งเบาภาระคณะกรรมการ หรือผู้พัฒนาโครงการได้อย่างมาก

การพิจารณาเลือกบริษัทจัดการนิติฯ จึงควรมองหลายปัจจัยรอบด้าน และประเมินผลภาพรวมโดยยึดผลประโยชน์ของส่วนรวมในโครงการ โดยบริษัทที่เหมาะสมไม่ใช่บริษัทที่มีค่าบริการถูกที่สุด แต่จะต้องมีบริการที่ตอบโจทย์ความต้องการของโครงการนั้น เช่น ขอบเขตงาน การดูแล จำนวนทีมงานที่ปฏิบัติหน้าที่ แนวทางการแก้ปัญหาและกรอบเวลาในกรณีที่โครงการนั้นมีปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไข และการปฏิบัติงานดูแลลูกบ้านและผู้พักอาศัยในโครงการอย่างมีประสิทธิภาพตลอดช่วงการอยู่อาศัย

สำหรับผู้ที่สนใจบริการบริหารจัดการนิติบุคคลในโครงการที่อยู่อาศัยของพลัส พร็อพเพอร์ตี้ สามารถดูข้อมูลได้ทาง www.plus.co.th/service/living-management/ หรือโทร. 02-688-7555

ขอขอบคุณบทความดีๆจาก บริษัท พลัส พร็อพเพอร์ตี้ จำกัด (www.plus.co.th)